La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
La Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”.
De esta definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:
Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: “la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.
Para obtener una firma electrónica reconocida, se den cumplir tres condiciones:
Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:
Para cumplir con la norma y dotar a una factura electrónica de la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada, basada en certificado reconocido, y ser transmitido de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.
Abordar un proyecto de emisión de factura electrónica es una decisión que tiene implicaciones más allá de la tecnología seleccionada. En el marco de dicho proyecto son varios los aspectos que se deben tener en cuenta, tales como los formatos utilizados, los mecanismos de envío a los clientes, el proceso de almacenamiento y custodia de los datos, la conexión con los sistemas de información de la organización para la emisión de las facturas, …, etc., en todo caso no se ha de perder de vista que es preciso disponer del consentimiento de los destinatarios de dichas facturas para su emisión, por lo que se debe llegar a un acuerdo con los clientes utilizando los sistemas que les permitan cumplir con sus obligaciones de una forma fácil y cómoda.
Las obligaciones del emisor de factura electrónica son las siguientes:
El receptor de factura electrónica tiene que cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura, a continuación se relacionan los principales aspectos que debe considerar y cumplir:
Respecto del formato de la factura electrónica, se debe tener en cuenta que para “tratar” una factura electrónica existen una serie de parámetros que se deben analizar:
También es preciso tener en cuenta, que una factura electrónica no puede ser emitida si el receptor no ha otorgado su consentimiento al receptor, para ello: